มาทำความเข้าใจกับ 5 ส.

5 ส. ไม่ใช่แค่การจัดโต๊ะทำงาน

            5 ส. ถูกเข้าใจผิด หรือถูกนำไปใช้ผิดวัตถุประสงค์ ซึ่งส่งผลให้องค์กรไม่ได้รับประโยชน์อะไรเพิ่มขึ้น ซ้ำยังอาจต้องสูญเสียสิ่งต่างๆ ไปโดยไม่จำเป็น ดังนั้น จึงต้องทำความเข้าใจเป้าหมายและความเป็นจริงของกิจกรรม 5 ส. ให้ถ่องแท้

 ความเข้าใจที่คาดเคลื่อนเกี่ยวกับ 5 ส. ประการแรก จะพบว่าพนักงานในองค์กรส่วนใหญ่ เมื่อทราบว่าต้องทำ 5 ส. ก็มักจะบ่นว่าเป็นเรื่องจุกจิกบ้าง เสียเวลาทำงานบ้าง บางคนถึงขนาดบอกว่า ของที่วาง(สุมๆ)อยู่บนโต๊ะดีๆ มาให้ย้ายให้เปลี่ยน เวลาจะหยิบใช้เลยหาไม่เจอ ซึ่งบรรดาพนักงานที่บ่นอย่างนั้นแสดงว่า ยังเข้าใจ 5 ส. อย่างเผินๆ เข้าใจว่า 5 ส. คือการจัด �โต๊ะทำงาน� เท่านั้น            

ที่ถูกต้อง 5 ส. คือการสร้าง �นิสัย� คือ นิสัยของความมีระเบียบ นิสัยความรับผิดชอบต่อตนเอง และนิสัยที่เอื้อให้การทำงานเกิดประสิทธิภาพสูงสุด และที่สำคัญการนำ 5 ส. มาใช้พัฒนาการทำงาน ไม่ได้มุ่งพัฒนาจากระดับใหญ่ไปสู่ระดับเล็ก แต่เป็นการปลูกฝังความเข้มแข็งให้แก่จุดเล็กๆเพื่อไปเกื้อหนุนจุดใหญ่ หรือเสริมสร้างคนให้มีคุณภาพเพื่อไปเกื้อหนุนองค์กร            ถ้าจะถามว่าทำ 5 ส. เสียเวลาไหม ให้ตอบตรงๆ คงตอบได้ว่าเสีย แต่เสียไปน้อยกว่าที่จะได้กลับมา เช่นเริ่มสะสางทุกสิ่งทุกอย่างที่กองรวมกันอยู่ ไม่ว่าจะเป็นที่ทำงานหรือที่บ้านก็ตาม อาจใช้เวลาค่อยๆจัดไป ให้เวลาสัก 1 อาทิตย์ แต่เมื่อเรียบร้อยแล้ว หากต้องการจะหยิบจะใช้อะไร ไม่ว่าจะเป็นของที่ใช้อยู่เป็นประจำและของที่ไม่ค่อยได้ใช้ จะสามารถหยิบได้ภายในเวลาไม่ถึงนาที ซึ่งจะแตกต่างกับปล่อยทิ้งไว้โดยไม่มีการจัดระเบียบ เราอาจจะหยิบของสักอย่างสองอย่างมาใช้ได้เร็วเพราะคุ้นว่าวางไว้ที่ไหน แต่บางอย่างเพราะไม่ค่อยได้ใช้ จะหาเท่าไรก็หาไม่เจอ ซึ่งเสียเวลาและเสียหายต่องานมากกว่าเสียอีก            พูดง่ายๆ ว่า การทำ 5ส คือเปลี่ยนจาก "คุ้น ว่าเก็บไว้ตรงนี้" เป็น "แน่ใจว่าเก็บไว้ตรงนี้� เปลี่ยนจากคนที่ทำอะไรโดยอาศัยความเคยชินแต่เพียงอย่างเดียว เป็นคนที่ทำสิ่งต่างๆ ด้วยความมั่นใจ เพราะมีพื้นฐานความชัดเจนรองรับอยู่            

5 ส. จึงไม่ใช่การพัฒนาโต๊ะหรือห้องทำงานของพนักงาน แต่เป็นการพัฒนาตัวพนักงาน ดังนั้นจึงไม่แปลกที่จะกล่าวว่า การทำ 5ส คือแนวทางในการพัฒนาทรัพยากรบุคคลแนวทางหนึ่ง และนำไปสู่แนวทางในการพัฒนาทรัพยากรอื่น ๆ ขององค์กรด้วยเช่นกัน

            ความเข้าใจที่คลาดเคลื่อนประการต่อมา คือแม้พนักงานเต็มใจหรือพร้อมที่จะทำ 5 ส. แต่กลับลงมือทำ 5 ส. กันอย่างผิดทาง กล่าวคือ การทำ 5 ส. ที่ถูกต้องนั้นจะไม่เกี่ยวข้องกับเรื่องงบประมาณหรือค่าใช้จ่ายใด ๆ การที่หน่วยงานอ้างว่าทำกิจกรรม 5 ส.ไม่ได้ เพราะไม่มีงบประมาณนั้น แสดงให้เห็นว่ายังไม่เข้าใจกิจกรรม 5 ส.            สาเหตุตรงนี้ ก็เนื่องมาจากบางหน่วยงานคิดว่าการทำ 5 ส. จะต้องทำให้เป็นระเบียบ ดูแล้วสวยงาม จึงมีการเปลี่ยนของที่ใช้อยู่เป็นของใหม่ เช่น หรือลงทุนทาสีห้องทำงาน ทำให้ต้องจัดงบประมาณเฉพาะเพิ่มขึ้น ซึ่งถือว่าเป็นความเข้าใจที่ไม่ถูกต้องเป็นอย่างยิ่ง เพราะหลักของ 5 ส. คือต้องใช้ของเก่าให้เกิดประโยชน์ให้ได้มากที่สุด            ดังนั้นเพื่อแก้ปัญหาในจุดนี้ หน่วยงานใดที่จะเริ่มทำ 5 ส. ต้องชี้แจงให้คนเข้าใจตรงกันว่า "การทำ 5 ส. ไม่ได้มีจุดมุ่งหมายอยู่ที่ความใหม่ แต่อยู่ที่ความเรียบร้อย ประโยชน์ใช้สอยและความประหยัด"            นอกจากนี้ เพื่อให้การทำ 5 ส. เป็นไปอย่างมีประสิทธิภาพ องค์กรต้องกำหนดมาตรฐานในการทำ 5 ส. ให้ชัดเจนเพื่อให้เกิดความสับสน โดยเฉพาะต้องกำหนดแนวทางในการทำ 3 ส. แรกให้เห็นรูปธรรมมากที่สุด ตั้งแต่กำหนดว่าบนโต๊ะควรจะมีอะไรอยู่บ้าง มีอุปกรณ์อะไรอยู่มากน้อยแค่ไหน ซึ่งต้องไม่เกิน 25 % ของพื้นที่โต๊ะ ในลิ้นชักต้องมีดินสอหรือปากกาจำนวนกี่แท่ง ซึ่งแล้วแต่ความจำเป็นของลักษณะงาน            โดยมาตรฐานที่กำหนดขึ้นจะเป็นแนวทางที่มาจากส่วนกลาง และหลังจากแต่ละหน่วยงานทำความเข้าใจได้แล้วจึงประยุกต์ไปใช้กับลักษณะของหน่วยงานของตัวเอง อาทิ จะแบ่งพื้นที่ จะแบ่งสัดส่วนกันอย่างไร จะวางอะไรไว้ที่ไหนบ้าง จำนวนเท่าไร จัดเรียงแบบไหน ฯลฯ    อีกประการที่ต้องระวังและต้องสร้างความเข้าใจ คือพวกพนักงานที่ �ขี้เกียจ� โดยเฉพาะไม่อยากมานั่งสะสาง พวกนี้จะใช้วิธีทิ้งหมดทุกอย่าง เพื่อให้เสร็จเร็ว ของที่ใช้หรือของที่จำเป็นจะถูกโยนลงถังโดยไม่รู้ตัว ตรงนี้จึงต้องกำชับว่า การทำ 5 ส. ไม่ได้มีเป้าหมายคือก้มหน้าก้มตาทิ้งแต่เพียงอย่างเดียว แต่คือการคัดการแยกหาของที่จำเป็นกับไม่จำเป็น ถ้าคุณทิ้งโดยไม่คิดผลเสียจะตามมาภายหลัง            หากทุกคนเข้าใจการทำ 5 ส. ไปในทิศทางเดียวกันแล้ว การที่จะให้ 5 ส. เป็นแนวทางพื้นฐานในการพัฒนาองค์กรก็ไม่ใช่เรื่องยาก และจะเกิดผลดีตามมาอย่างมากมาย